ATS och CV: så skapar du ett ATS-effektivt CV

Vad står ATS för?

ATS, eller Applicant Tracking System, är idag en avgörande del av modern rekrytering och förståelsen för dess funktioner kan spela stor roll för om du går vidare i rekryteringsprocessen.

ATS är en automatiserad programvara som hjälper rekryterare att identifiera relevanta nyckelord och fraser i ansökningar. ATS skannar och indexerar CV och andra dokument för att matcha dem mot de krav som arbetsgivaren efterfrågar för tjänsten som ska tillsättas. ATS identifierar och rangordnar vilka CV som bäst möter upp efterfrågade meriter eller kunskaper.

Utöver ATS finns liknande programvaror på marknaden, exempelvis Recruitment Management System (RMS), Talent Acquisition System (TAS), och Candidate Relationship Management (CRM). Gemensamt för dessa system är att de är utformade för att effektivisera rekryteringsprocessen. De automatiserar en stor del av de administrativa uppgifterna och gör tillgänglig data sökbart, och gör det enklare att söka, identifiera och hitta rätt talanger i ett stort urval.

För att öka din synlighet och fångas upp av ATS och liknande system så kan det vara en bra idé att anpassa ditt CV för ATS. Att ATS-optimera ett CV liknar på ett sätt vanlig sökmotoroptimering (SEO), eftersom båda fokuserar på att lyfta nyckelord och fraser som sökmotorer kommer att söka efter. En bra början för dig är att skaffa kunskap i hur denna typ av programvara fungerar.

Så fungerar ATS

ATS, eller Applicant Tracking System, är som en digital portvakt för jobbansökningar. Dess huvudsyfte är att hjälpa företag att hantera den stora volymen av CV-dokument och ansökningar de tar emot varje dag. Genom att använda ATS kan aarbetsgivare snabbt och effektivt sålla igenom alla ansökningar för att hitta de bäst lämpade kandidaterna för en viss tjänst.

Indexering och matchning  i ATS

En av de viktigaste funktionerna i ATS är dess förmåga att indexera och matcha kandidaternas CV mot de krav och kvalifikationer som arbetsgivaren specificerar i platsannonsen. ATS sökmotor skannar varje CV och extraherar viktiga detaljer som utbildning, erfarenhet och kompetens. Resultatet jämförs sedan med de efterfrågade kriterierna för att se om en kandidat passar för den aktuella rollen.

Filter och sortering i ATS 

ATS gör det också möjligt för rekryterare att filtrera och sortera ansökningar baserat på olika parametrar. Exempelvis kan det gälla sökning efter kandidater med specifika tekniska färdigheter, yrkeserfarenhet eller utbildningsbakgrund. Genom att tillämpa olika filter kan rekryterare/arbetsgivare snabbt få hjälp att identifiera de mest relevanta kandidaterna och prioritera dem för ytterligare utvärdering och personlig intervju.

Kommunikation via ATS

Utöver att hantera ansökningar kan ATS också underlätta kommunikationen mellan rekryterare och kandidater. ATS kan exempelvis användas för automatiskt svar på ansökningar och uppdatera kandidaterna om status för deras ansökningar. Dessutom kan ATS-systemet ofta integreras med andra kommunikationsverktyg, vilket gör det enklare för rekryterare att samarbeta och dela information om kandidater internt.

Fördelar och fallgropar med ATS

Det finns fördelar med ATS och liknande system, men givetvis även nackdelar jämfört med traditionell hantering av ansökningar vid rekrytering.

Fördelar för arbetsgivare med ATS

• Mer effektiv rekrytering: ATS automatiserar rekryteringsprocessen genom att skanna ansökningar utifrån nyckelord/fraser och värdera dem mot kraven som ställs för tjänsten. Detta kan spara såväl tid som resurser för arbetsgivaren.

• Sållar fram de mest kvalificerade kandidaterna: Genom att använda ATS kan arbetsgivare snabbare identifiera kandidater som har de önskade kvalifikationerna och erfarenheterna.
• Mer strukturerad rekrytering: ATS erbjuder en strukturerad och överskådlig plattform för att hantera och värdera ansökningar, vilket minskar risken att kandidater faller mellan stolarna genom den mänskliga faktorn.
• Minskar risken för ett diskriminerande urval: Genom systemens inställda algoritmer minskar ATS risken för oönskad diskriminering vid urvalsprocessen.

Fallgropar för arbetsgivare med ATS

• Övertro på teknik: Genom att förlita sig för mycket på ATS och automatiserade funktioner finns alltid risk att kvalificerade kandidater missas. Exempelvis kan fördefinierade nyckelord vara en fälla istället för en lösning.

• Misstag i meritbedömningen: Eftersom ATS filtrerar ansökningar baserat på förinställda kriterier, som nyckelord och inte på mänsklig språklig lyhördhet, kan viktiga kvalifikationer eller relevanta erfarenheter sorteras bort av misstag för att inte exakt sökord matchas.

• Risk för tekniska fel: Precis som alla system är inte ATS immunt mot tekniska fel eller buggar, vilket kan leda till att relevanta meriter i CV missas eller felaktigt bedöms.

Fördelar för arbetssökande med ATS

• Du kan påverka utfallet av ditt CV: Kandidater som korrekt sökordsoptimerar sitt CV efter platsannonsen och skapar ett ATS-vänligt format med relevanta nyckelord, kan öka chansen att bli uppmärksammad av arbetsgivare och rekryterare.
• Enkel jobbansökan: Om ATS-systemet tar emot jobbansökningar online via en jobbportal istället för e-post kan den arbetssökande spara tid.
• Smidiga statusuppdateringar: Vissa ATS-system erbjuder dig som kandidat möjlighet att följa upp din ansökan och se aktuell status i rekryteringsprocessen.

Fallgropar för arbetssökande med ATS

• Risk för att felaktigt sorteras bort: Som arbetssökande kan det vara frustrerande att veta att din ansökning kan sorteras bort av ATS utan någon som helst bedömning av en mänsklig rekryterare. Vetskapen att kvalificerade kandidater kan missas kan minska motivationen för att söka tjänsten. 

• Svårighet att ATS-anpassa CV rätt: Att anpassa sitt. CV och personligt brev för att matcha ATS kan vara utmanande och kräva tid och insikter, särskilt om du inte är så bekant med hur den arbetar och vad som är viktigt.

• Begränsad personlig kontakt: Självklart är det så att användningen av ATS riskera att minska den personliga interaktionen mellan dig som arbetssökande och arbetsgivaren. Det kan också vara svårt att förstå vad du som kandidat föll på om du inte gick vidare.

“Genom att anpassa ditt CV för ATS lämnar du smarta och strategiska digitala fotspår som kan ge dig ett försprång gentemot andra sökande.”  

Så skapar du ett ATS-effektivt CV

Vi har konstaterat att det kan vara viktigt att anpassa ditt CV för ATS, och att det kan öka dina chanser att gå vidare i rekryteringsprocessen. Därför kommer vi nu att diskutera och lista olika strategier för att skapa ett ATS-effektivt CV – konkreta åtgärder för att optimera ditt CV för ATS.

Allmän översikt över elementen i ett CV för ATS

När du skapar ett CV som är läsbart för ATS är det viktigt att ta hänsyn till de faktorer som kan påverka hur ditt CV tolkas och bedöms av systemet. Bra att veta är våra professionella CV-mallar hjälper dig med precis den struktur som ATS och liknande system uppskattar. Våra mallar, som även erbjuder vägledning, innehåller skannbara avsnitt som: profiltext, tydliga rubriker för utbildning, arbetserfarenhet och kompetenser och givetvis kontaktinformation. Dessutom erbjuder våra mallar typsnitt och filformat som fungerar för ATS.

• Rubriker och avsnitt: Använd tydliga och informativa rubriker för varje avsnitt av ditt CV, exempelvis "Utbildning", "Arbetslivserfarenhet", och "Färdigheter". Detta hjälper ATS att korrekt identifiera och kategorisera innehållet i ditt CV. 

• Typsnitt och formatering: Välj ett enkelt och lättläst typsnitt, som Arial, Verdana eller Calibri, för att säkerställa att ditt CV är läsbart för ATS. Undvik helt ovanliga eller utsvävande typsnitt. Använd även konsekvent formatering genom hela dokumentet, inklusive enhetliga fontstorlekar och genomgående styckeindelningar.

• Marginaler och layout: Håll dig till standardmarginaler och enkel layout för att undvika problem med hur informationen tolkas av ATS. För att säkerställa att all text är läsbar, undvik helt användandet av tabeller, kolumner eller andra grafiska element som kan störa systemets läsning av ditt CV.

• Nyckelord och sökord: Integrera branschspecifika nyckelord och fraser som är relevanta för den position du söker. Här är platsannonsen och dess beskrivningar din nyckel. Dessa nyckelord hjälper ATS att klassa din ansökan som relevant vilket ökar dina chanser att gå vidare i rekryteringsprocessen.

• Filformat: Kolla först i platsannonsen om det anger önskat filformat. Annars är PDF (.pdf) alternativt Word (.doc eller .docx) kompatibelt med de flesta ATS-system. Undvik helt andra filformat eftersom de kan leda till kompatibilitetsproblem.

Använd för ATS relevanta nyckelord och fraser

För att maximera dina chanser att få bra resultat via ATS är det avgörande att du använder dig av relevanta nyckelord och fraser från platsannonsen i ditt CV. Genom att anpassa din CV till den specifika arbetsbeskrivningen ökar du chansen att gå vidare i rekryteringsprocessen. Genom att noggrant skanna jobbannonsen och identifiera orden som beskriver de viktigaste kompetenserna, erfarenheterna och kvalifikationerna så kan du skräddarsy ditt CV för att matcha arbetsgivarens krav. Detta hjälper dig att bli bedömd som en relevant kandidat i ATS.

Undvik jargong och förkortningar som inte uppfattas av ATS

Om du använder förkortningar, slang eller fackord som inte är allmänt erkända så kan ATS misslyckas med att tolka dessa ord korrekt. Resultatet kan bli att ditt CV inte rankas lika högt som den borde. För att säkerställa att ditt CV blir läst och bedöms korrekt av ATS så  är ett tydligt språk utan överdriven jargong att föredra. Förkortningar kan också missa målet, så skriv ut dem för att undvika missförstånd. Eftersom ATS-program använder algoritmer för att skanna och matcha nyckelord i ditt CV med de som finns i jobbannonserna så är det viktigt att först och främst fokusera på dessa ord och begrepp.

Kan jag kontrollera om mitt CV är läsbart för ATS?

Det finns flera onlineverktyg som kan hjälpa dig att testa om ditt CV är ATS-läsbart. Vad dessa CV-optimeringsverktyg gör är att jämföra ditt CV med exempelvis en specifik jobbannons. Det analyserar din användning av nyckelord och ger förslag på förbättringar för att förbättra dess synlighet i ATS-systemet. För att använda dessa verktyg behöver du oftast bara ladda upp ditt CV samt aktuell platsannons. Det är ett praktiskt sätt att påverka att ditt CV når arbetsgivare och inte fastnar i systemet på grund av bristande nyckelordsrelevans.

Sammanfattning och slutsats kring ATS och CV

Sammanfattningsvis är ATS ett mycket vanligt redskap i modern rekrytering. De fördelar som arbetsgivare ser är att det kan leda till en mer effektiv och strukturerad rekryteringsprocess, och att förhoppningen ofta är en snabbare och mer noggrann rekrytering av rätt kandidater. Du som arbetssökande har mycket att vinna på att veta hur ATS fungerar och hur du själv gör för att anpassa ditt CV för ATS. 

Genom att använda ett professionellt CV-verktyg från CV.se så får du tillgång till anpassade CV-mallar som självklart stödjer en genomtänkt ATS-anpassning. Våra verktyg rymmer också användbara tips inom alla områden som rör CV-skrivande. Vårt mål är alltid att dina ansökningar blir maximalt effektiva och skräddarsydda för tjänsten du söker – och för ATS.